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DossierComment choisir sa solution de gestion des e-mails ?

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4 - Gestion des e-mails : choisir un prestataire en accord avec sa culture d'entreprise

Pour choisir le fournisseur de la solution de gestion des e-mails, il est conseillé de faire une sélection. Une fois interrogés, ceux-ci doivent être évalués puis invités à faire une démonstration de leur solution en fonction du projet.

Une fois les besoins délimités et le cahier des charges établi, l'étape suivante consiste à trouver la bonne solution et donc le bon prestataire. Commencer par réaliser un benchmark des différents éditeurs permet de faire une sélection et d'envoyer son appel d'offres à un nombre réduit de sociétés, ce qui simplifie ensuite le choix. On peut en effet assez rapidement savoir si les fonctionnalités que l'on recherche sont couvertes ou non par les différentes solutions du marché.

Une fois les différents prestataires interrogés, il convient ensuite de départager les réponses. Jocelyne Youyou (CXP) conseille d'établir une grille d'évaluation : " Noter les réponses des différents acteurs interrogés en fonction d'une vingtaine de critères-clés permet d'établir une short list ", indique-t-elle.

Parmi les critères, il y a bien évidemment tous les aspects liés à la solution en elle-même mais aussi ceux qui concernent l'éditeur. " Le choix du prestataire se fait aussi en fonction de l'équipe, de sa connaissance du secteur, de sa culture d'entreprise, de son organisation... ", souligne Jocelyne Youyou.

Enfin, les acteurs de la short list ainsi établie sont soumis à une démonstration de leur solution, pour s'assurer qu'elle convient bien à son organisation. " Cette démonstration ne doit pas simplement être une présentation faite par l'éditeur mais doit être une maquette, préparée à l'avance, qui permet de tester les points de criticité par rapport au projet ", avertit Jocelyne Youyou.

Se faire accompagner dans sa recherche de solution de gestion des e-mails

Si sélectionner la bonne solution de gestion des e-mails pour votre société vous semble trop complexe, des cabinets de conseil spécialisés dans le benchmark de logiciels et progiciels peuvent vous accompagner. Au-delà de leur expérience de ce type de projet, elles font également bénéficier à leurs clients d'une méthodologie éprouvée, qui est essentielle pour bien choisir sa solution. Enfin et surtout, ces cabinets de conseil présentent une très bonne connaissance des différents acteurs du marché. La difficulté est alors de trouver le bon cabinet de conseil, en s'assurant de son indépendance par rapport aux éditeurs de logiciel et aux intégrateurs.

Eve Mennesson

Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
rédactrice en chef

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