Le cahier des charges au coeur de la démarche

L'appel d'offres est une procédure, pas un document. Le seul dossier écrit disponible, c'est le cahier des charges. C'est sur lui que repose une bonne partie du succès de l'entreprise. Ce texte doit comporter divers chapitres qui recensent avec précision les spécifications des outils ou prestations recherchés. Stéphanie Marie, consultante chez Affluence, divise le cahier des charges en deux sections. La première, distribuée aux soumissionnaires, est composée de quatre chapitres : description et contexte du projet ; spécifications fonctionnelles et techniques, de réalisation et de suivi du projet ; spécifications administratives et contractuelles ; formulaires de réponses. La section 2, non distribuée, comprend la méthodologie d'analyse des offres et le détail des critères de sélection. Chacun de ces chapitres est ensuite développé. Exemple : dans le chapitre 2 de la section 1, les spécifications fonctionnelles et techniques sont détaillées : contenu des écrans, des bases de données, des interfaces, etc. « La section 2 n'est pas incluse dans le document envoyé aux fournisseurs, mais elle permet de préparer l'analyse et la notation des offres reçues. En effet, la méthode d'analyse et les critères d'évaluation doivent être définis avant l'émission du cahier des charges », explique la consultante d'Affluence. Parmi les critères d'évaluation, on trouve la qualité de la réponse par rapport aux demandes, les délais d'exécution, le prix, des références de réalisations similaires et la qualité des personnes pour réaliser le projet. Par ailleurs, l'évaluation des réponses à l'appel d'offres se fait sous quatre angles différents : administratif, technique, évaluation des risques, évaluation globale. « Une évaluation globale unique est intéressante pour juger l'offre, mais aussi comparer les offres entre elles. Une pratique très simple d'évaluation consiste à attribuer une cote à chaque élément évalué, et de faire la moyenne », ajoute Stéphanie Marie. Il ne faut pas oublier d'effectuer une "proof reading", ou lecture de validation, qui sera faite en interne par tous les responsables impliqués dans le projet.