Le cahier des charges au coeur de la démarche
Seul document disponible dans le cadre d'un appel d'offres, le cahier des charges va détailler les spécificités des propositions, afin que celles-ci se rapprochent le plus de l'objectif défini par l'appel d'offres.
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L'appel d'offres est une procédure, pas un document. Le seul dossier écrit
disponible, c'est le cahier des charges. C'est sur lui que repose une bonne
partie du succès de l'entreprise. Ce texte doit comporter divers chapitres qui
recensent avec précision les spécifications des outils ou prestations
recherchés. Stéphanie Marie, consultante chez Affluence, divise le cahier des
charges en deux sections. La première, distribuée aux soumissionnaires, est
composée de quatre chapitres : description et contexte du projet ;
spécifications fonctionnelles et techniques, de réalisation et de suivi du
projet ; spécifications administratives et contractuelles ; formulaires de
réponses. La section 2, non distribuée, comprend la méthodologie d'analyse des
offres et le détail des critères de sélection. Chacun de ces chapitres est
ensuite développé. Exemple : dans le chapitre 2 de la section 1, les
spécifications fonctionnelles et techniques sont détaillées : contenu des
écrans, des bases de données, des interfaces, etc. « La section 2 n'est pas
incluse dans le document envoyé aux fournisseurs, mais elle permet de préparer
l'analyse et la notation des offres reçues. En effet, la méthode d'analyse et
les critères d'évaluation doivent être définis avant l'émission du cahier des
charges », explique la consultante d'Affluence. Parmi les critères
d'évaluation, on trouve la qualité de la réponse par rapport aux demandes, les
délais d'exécution, le prix, des références de réalisations similaires et la
qualité des personnes pour réaliser le projet. Par ailleurs, l'évaluation des
réponses à l'appel d'offres se fait sous quatre angles différents :
administratif, technique, évaluation des risques, évaluation globale. « Une
évaluation globale unique est intéressante pour juger l'offre, mais aussi
comparer les offres entre elles. Une pratique très simple d'évaluation consiste
à attribuer une cote à chaque élément évalué, et de faire la moyenne », ajoute
Stéphanie Marie. Il ne faut pas oublier d'effectuer une "proof reading", ou
lecture de validation, qui sera faite en interne par tous les responsables
impliqués dans le projet.