Ce qu'il faut faire, ce qu'il faut éviter

Selon Olivier Savouret, consultant chez Valoris, l'appel d'offres est « une procédure ayant pour objectif de sélectionner un fournisseur apportant une solution, avec un coût en rapport avec sa valeur ajoutée ». Quelques règles, selon lui, élémentaires. Se faire aider par un spécialiste (cabinet conseil, intégrateur, etc.). Rester équitable envers les prestataires. Etre réaliste par rapport aux dates et à ce que l'on demande aux fournisseurs. Prévoir un délai de réponse suffisant pour les fournisseurs (on peut contacter le destinataire avant de lui envoyer l'appel d'offres, afin d'éviter une absence préjudiciable). Prévoir un laps de temps suffisant pour faire son choix (compter un mois pour les chantiers supérieurs à 500 000 euros). Rédiger le cahier des charges au présent (avec l'emploi du futur, des surprises sont possibles). Ne pas minimiser la charge de travail en interne.

A éviter

Lancer une consultation sans avoir effectué de présélection au préalable. Mal spécifier ses besoins. Rentrer dans le détail de l'existant. Elaborer un cahier des charges peu clair ou trop détaillé, qui reporte l'entière responsabilité du chantier sur le prestataire. Rédiger un cahier des charges sous forme d'une succession de questions. Abuser des formules vagues du type « toutes fonctions qu'on jugera nécessaires ». Lancer un appel d'offres sans précision de budget. Multiplier les prestataires. Passer commande avant d'avoir signé le contrat final. Demander au fournisseur de réaliser une maquette (test du système en grandeur nature) gratuitement.