Se connecter
Comment le digital transforme l'organisation des événements professionnels ?
Vous avez un événement professionnel en vue ? Une réunion, un séminaire ou un team building en cours de planification ? Avec le développement des solutions digitales, organiser un événement professionnel devient plus simple et plus facile. On vous en dit plus ici !
La fin de l'organisation artisanale
Il y a encore quelques années, organiser un séminaire ou une conférence revenait à multiplier les appels, rechercher des prestataires, chercher un local, etc. Cette organisation était « artisanale », c'est-à-dire manuelle et dépendante des interactions directes entre les humains. Cette méthode laissait peu de place à l'optimisation, car chaque étape nécessitait un travail individuel et déconnecté, sans visibilité globale. Par exemple, il était difficile de comparer rapidement plusieurs offres ou de repérer les options les plus avantageuses. Cela pouvait entraîner des choix sous-optimaux ou des dépassements budgétaires.
En plus, la réactivité était limitée, ce qui impactait la coordination et l'organisation en général. En cas de changement de dernière minute ou d'augmentation du nombre de participants, la coordination devenait complexe. Mais, avec le développement de solutions digitales telles que Kactus, préparer des événements professionnels devient beaucoup plus simple. En effet, cette plateforme est un intermédiaire en ligne qui permet de dénicher des prestataires. Elle permet également de gérer les affaires administratives plus rapidement. C'est donc un outil phare, surtout à une ère où les entreprises cherchent à gagner du temps et à simplifier les échanges.
Un accès facilité à des lieux adaptés
Qui dit outils digitaux, dit centralisation de l'offre. Cet atout est sans doute celui qui a favorisé leur adoption par les entreprises. Ces dernières peuvent dorénavant accéder en quelques clics à un large panel de lieux. Elles peuvent donc parler dans leurs briefs, de la localisation, de la capacité, des équipements, de tout ce dont elles ont besoin.
Cette option permet d'élargir les possibilités tout en contrôlant le budget et les délais. Certaines plateformes proposent des filtres, des visites virtuelles ou même des devis instantanés. Cela permet de gagner du temps et de se concentrer sur les tâches importantes liées aux activités courantes de l'entreprise.
La gestion de projet facilitée
Digitaliser l'organisation des événements professionnels permet également de fluidifier l'ensemble de la chaîne logistique. Qu'il s'agisse de la gestion des prestataires, du suivi des délais ou même de la validation des délais, vous pouvez désormais le faire depuis une plateforme.
Certaines solutions digitales incluent des modules collaboratifs. Les interlocuteurs peuvent ainsi suivre en temps réel l'avancement du projet. Cela offre de la transparence, de la rigueur et réduit les erreurs.
Vers une approche data-driven de l'événementiel
L'intégration des données dans la stratégie événementielle est également un aspect qui traduit l'importance des solutions digitales. Grâce aux plateformes numériques, analyser les coûts moyens ou évaluer le taux de satisfaction des participants devient une tâche très facile.
Cette nouvelle approche permet de mesurer l'impact des événements sur les participants et sur l'environnement. Cela aide à justifier les actions menées et à renforcer le sentiment d'appartenance. En plus, cette organisation permet d'identifier les prestataires les plus performants et donc d'optimiser l'organisation du projet.
Un allié stratégique pour l'image de l'entreprise
Un événement bien organisé, réussi, est un véritable outil de communication. En effet, il traduit la capacité d'innovation et le sens du détail dont fait preuve l'entreprise. Il reflète également la qualité du travail et la rigueur avec laquelle les employés travaillent. À une ère où l'image de marque repose aussi bien sur les produits proposés que sur l'expérience offerte aux collaborateurs, chaque événement devient une vitrine stratégique.
Utiliser une solution digitale efficace s'impose donc comme un levier de valorisation interne, car il facilite l'adhésion des équipes. Aussi, sur le plan externe, cela renvoie l'image d'une entreprise moderne, organisée, tournée vers l'innovation et qui se démarque de la concurrence. Cela permet également de rassurer les partenaires et les nouveaux clients.
Sur le même thème
Voir tous les articles Solutions
Par Jérôme Pouponnot
3 min.Par Jérôme Pouponnot
Par Jérôme Pouponnot
Par Jérôme Pouponnot
Par Jérôme Pouponnot
Thématiques associées :
