DossierActions de groupe: la politique des petits pas

3 - "Il est possible d'ouvrir une plateforme d'appels en une à trois heures", Hugues de Mourgues

Hugues de Mourgues, fondateur et dg du centre de contact QualiOne, spécialisé en gestion de crise, explique aux entreprises comment parer au plus pressé suite à l'explosion d'une crise liée à une action de groupe.

Dans quelle mesure faut-il répondre aux appels des consommateurs?

Ce sont les communicants qui décident de privilégier la transparence totale ou la discrétion. Il faut circonscrire les réponses de façon très stricte par rapport à une FAQ établie par l'équipe de communication de crise. Le piège est que les collaborateurs se placent trop dans l'empathie. Il convient toutefois de montrer que l'on est à l'écoute. Je conseille de privilégier les phrases courtes, comme "message bien noté", puis de passer à l'explication. Nous pouvons ouvrir une plateforme en une heure durant la journée ou, au maximum, trois heures la nuit.

Devez-vous obtenir un script complet?

Nos répondants ne doivent surtout pas improviser. Si on n'a pas la réponse à une question qui nous est posée, il faut impérativement rappeler. Nous organisons aussi des campagnes d'appels sortants: l'entreprise se montre proactive et écrit un courrier aux clients lésés en leur donnant un numéro de téléphone, et les appelle en parallèle.

Avez-vous recours à des KPI traditionnels pour évaluer le service fourni?

Nous sommes très concentrés sur la QS (qualité de service), qui doit être supérieure à 90%. Lorsqu'un centre d'appels indique mettre à disposition du client 100 personnes après un "20 Heures", c'est faux. Après la communication d'un numéro à la télévision, 100000 appels simultanés peuvent survenir. Personne n'a la capacité d'absorber ce volume. Mais cela retombe quelques minutes après la parution. Une vingtaine de collaborateurs peuvent assurer de façon performante la gestion des appels. Ces missions peuvent durer six mois. Au-delà, les entreprises s'organisent en interne.