Développer le travail collaboratif dans l'entreprise

Plusieurs outils ont vu le jour pour vous aider à simplifier vos pratiques de collaboration, de la messagerie instantanée au partage de fichiers. Cet article explique le principe du travail collaboratif, ses avantages, et les outils à utiliser.

De nombreuses études récentes ont démontré que le travail collaboratif est un facteur clé de la réussite d'une entreprise. Et si toute forme de travail d'équipe peut améliorer la qualité et la rapidité, la mutualisation des compétences et des connaissances de vos collaborateurs augmentera davantage votre productivité globale. Plusieurs outils ont vu le jour pour vous aider à simplifier vos pratiques de collaboration, de la messagerie instantanée au partage de fichiers. Cet article explique le principe du travail collaboratif, ses avantages, et les outils à utiliser.

Qu'est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est essentiellement un travail d'équipe organisé : il s'agit de mettre en place des processus pour s'assurer que les membres d'une même équipe travaillent ensemble pour prendre des décisions.

Les équipes peuvent employer un éventail de pratiques selon le secteur, l'entreprise ou le projet, mais quel que soit l'outil utilisé, la collaboration renforcera le processus et le produit final. En fin de compte, l'objectif du travail collaboratif est d'accroître le succès en favorisant une communication ouverte entre tous les membres de l'équipe, dans tous les services et à tous les niveaux de gestion. En d'autres termes, le travail collaboratif privilégie une structure horizontale et décloisonnée au lieu d'une organisation hiérarchisée, comme c'est généralement le cas au sein des entreprises.

Avec la révolution numérique, la collaboration au travail est devenue courante. Internet a accru le partage des connaissances entre les organisations et a donné la possibilité de travailler à tout moment et en tout lieu : c'est ce qu'on appelle plateforme collaborative. Celle-ci fait tomber les barrières de communication, vous permettant de transformer l'expérience des employés en favorisant l'efficacité, l'innovation et la croissance.

Les plateformes collaboratives

Il existe actuellement de nombreuses plateformes collaboratives qui proposent aux entreprises l'optimisation de leurs méthodes de travail. Vous pouvez découvrir les plus célèbres et trouver une plateforme collaborative sur Appvizer, un comparateur de logiciels pour entreprise.

Le travail collaboratif peut être mis en oeuvre dans tout type d'organisation, dans tous les secteurs : service à la clientèle, gouvernement, organisations à but non lucratif et caritatives, éducation et entreprises. En outre, les employés à tous les niveaux d'une organisation, des ressources humaines au service informatique en passant par décideurs et les cadres, peuvent mettre à profit le travail collaboratif.

Quels sont les avantages du travail collaboratif ?

Comme évoqué plus haut, l'objectif ultime du travail collaboratif est d'accroître la réussite des projets. Cela peut être décomposé en plusieurs avantages plus petits et tout aussi significatifs qui améliorent le flux de travail, les relations au sein de l'équipe, la productivité et l'efficacité. Voici quelques-uns des principaux avantages offerts par le travail collaboratif.

Résolution des problèmes plus rapide

La diversité des compétences et des points de vue de votre équipe rendra la résolution des problèmes plus facile et plus rapide. Le fait de tenir tout le monde informé de l'avancement des projets, des nouvelles opportunités et des défis potentiels contribue à stimuler le dialogue, ce qui vous permet d'accélérer la conception et la mise en oeuvre des solutions.

Efficacité accrue pour les équipes à distance

Les plateformes collaboratives sont particulièrement utiles pour les équipes composées de travailleurs à distance, car chacun peut régulièrement mettre à jour les progrès réalisés, où qu'il se trouve tout en restant informé. La collaboration ouverte réduit également la probabilité que les employés distants se sentent isolés et les encourage à participer activement à la vie de l'entreprise.

Renforcement des compétences des collaborateurs

Lorsqu'ils travaillent ensemble et ont des chances égales de partager et de s'exprimer, les employés peuvent apprendre les uns des autres en mettant en commun leurs talents et leurs forces. Cela élargit leurs compétences et leur permet d'analyser eux-mêmes leurs propres connaissances. Dans la mesure où la collaboration nécessite souvent la contribution de différentes équipes, vous renforcez également les relations entre les services. En outre, les nouvelles recrues peuvent apprendre et s'intégrer plus rapidement lorsqu'elles sont placées dans des équipes collaboratives.

Satisfaction accrue des employés

Le travail collaboratif contribue à créer un environnement dans lequel les employés se sentent valorisés pour leurs compétences uniques ainsi que pour leur contribution. Des employés heureux ont non seulement un impact positif sur la culture d'entreprise, mais peuvent également contribuer à la fidélisation des employés.

Une meilleure cohésion

Travailler avec d'autres personnes vous permet de voir les liens entre les différentes initiatives et les différents services, de sorte que les travailleurs ne se sentent pas cloisonnés et qu'ils comprennent que leur travail est lié à un objectif plus vaste que leur projet spécifique. Ce sens de l'objectif apporte de la valeur en donnant aux employés une raison valable de travailler ensemble.

Des clients satisfaits

Lorsque les employés ont un accès plus large et plus rapide aux informations, ils peuvent fournir des solutions plus rapidement, ce qui conduit à des clients plus satisfaits et, souvent, à des relations commerciales continues.

Parmi les autres avantages du travail collaboratif, on peut citer l'augmentation des possibilités d'enseignement et d'apprentissage, la réduction de la pression individuelle et une plus grande flexibilité.

Au vu de tous ces avantages, toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur domaine d'activité, ont intérêt à développer le travail collaboratif au sein de leur organisation. Avec la concurrence croissante, il est devenu extrêmement important d'encourager la créativité au bureau, afin d'améliorer la productivité et de promouvoir de saines relations avec les employés. La collaboration rend également les employés plus responsables, ce qui améliore considérablement leur motivation, en particulier lorsque les équipes travaillent virtuellement.

Quels outils utiliser pour favoriser le travail collaboratif ?

Bien que vous puissiez introduire des pratiques de collaboration à n'importe quel niveau de technologie, plusieurs outils en ligne sont apparus pour accroître le succès et la rapidité de la collaboration. Ces outils comprennent un espace de travail en ligne. Grâce aux progrès de l'informatique en nuage, il est encore plus facile de faire des mises à jour en direct et de communiquer en temps réel. La plateforme collaborative idéale pour votre activité intégrera ainsi un partage de fichier, une messagerie instantanée, la possibilité de faire de la vidéoconférence et des médias sociaux. Veillez donc à bien comparer toutes les solutions qui vous sont offertes et à faire le bilan des fonctionnalités proposées pour éviter toutes mauvaises surprises.