12 outils pour télétravailler efficacement
Le confinement induit le télétravail pour de nombreux collaborateurs. Il est important de s'équiper des meilleurs outils pour rester efficace à distance. Voici une sélection des meilleures plateformes pour un télétravail optimal.
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Toggl Plan
Toggl Plan est tout simplement un logiciel estonien de suivi de temps. Cet outil de time-tracking des équipes, ou même individuel, facilite la gestion des facturations grâce à la création de projets assignés. Actif sur plusieurs applications, telles qu'Asana, Trello, Google Drive, Gmail,... Toggl Plan déclenche des timers dans chacune d'entre elles, afin d'obtenir des statistiques sur une période donnée. Ce service reste un complément aux autres logiciels pour garder un oeil sur l'évolution des projets en restant à jour. Également accessible sur smartphone, la plupart des fonctionnalités sont gratuites, bien que le service devienne payant au-delà de 5 collaborateurs.
Bubble Plan
Une autre solution pour télétravailler sereinement, le logiciel de gestion de projet Bubble Plan. Il permet notamment de piloter son activité à distance en mode collaboratif, c'est-à-dire, suivre les réalisations de l'entreprise, répartir les tâches et garder une vision globale sur les projets. La solution made in France dispose de multiples outils intégrés, comme l'imagination avec un outil de création, l'organisation avec des to-do list, la planification grâce à une arborescence multi projets, la présentation avec des exports de graphique clair et beaucoup d'autres possibilités.
Zoom
La plateforme de vidéo communication utilisée à travers le monde combine la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la collaboration mobile grâce à des applications. Cette solution standalone, américaine également, est gratuite jusqu'à 100 personnes, dans une limite de 40 minutes de communication. Trois forfaits sont ensuite disponibles : Pro (-10 personnes) à 13,99€, Affaires (+10 personnes) 18,99€ ou Entreprises (+50 personnes) 18,99€. Les prix s'entendent par mois et par animateur. Le plus de Zoom réside dans le cloud fiable et facile à utiliser ainsi que dans l'intégration du calendrier avec Outlook, Google Calendar et iCal.
Depuis le début du confinement, Zoom, l'une des meilleurs solution de communication selon Gartner, a vu sa valorisation boursière doubler !
Microsoft Teams
Microsoft Teams est l'application de communication collaborative lancée par Microsoft en 2016. Intégrée à la suite Microsoft office 365 ainsi qu'à Skype, elle permet la visioconférence, le stockage et le transfert de fichiers. Grâce à sa messagerie instantanée et sa liaison avec Microsoft Outlook, c'est l'un des outils les plus utilisés pour télétravailler depuis le début du confinement. Le point fort de Microsoft Teams est la section d'équipes qui favorise et facilite le travail collaboratif en dehors des temps de réunion.
Klaxoon
Le logiciel de teamwork, Klaxoon, chamboule les réunions traditionnelles. En effet, la plateforme intervient en proposant une multitude de solutions pour rendre les points d'équipe plus efficaces. Accessible sur téléphones, tablettes ou ordinateur, chacun peut participer par le biais de votes, quiz, sondages et brainstorming en temps réel. La jeune société française, spécialiste du travail à distance, permet un management visuel avec un feedback optimal. Côté prix, il faut compter 49€/mois pour une version cloud avec 50 utilisateurs.
Trello
L'outil de gestion de projets en ligne, Trello, classifie des planches sous forme de cartes. Inspiré par la méthode Kanban, utilisé dans les usines Toyota à la fin des années 1950. Elle désigne une fiche cartonnée fixée sur les conteneurs dans l'entrepôt. Pour la plateforme Trello, chaque carte constitue un projet et chacun d'eux peut être attribué à un ou plusieurs collaborateurs. Les cartes sont englobées dans des planches, afin de suivre l'avancement de chacune d'entre elles. Elles sont donc mobiles en fonction de la progression du projet. Disponible en deux versions, gratuite et payante, c'est l'outil collaboratif idéal pour suivre les étapes de croissance de projets.
Slack
Slack est une plateforme de communication collaborative visant à faciliter les échanges entre membres d'une même équipe. La plateforme a été conçue pour favoriser la collaboration à distance, comme si les salariés étaient dans la même pièce. Cette alternative aux e-mails, met à disposition des conversations sur lesquelles les utilisateurs envoient des messages et partages des fichiers. Slack comprend aussi un service d'appel vocal et vidéo, le tout accessible sur smartphone.
Asana
Asana est un outil créé à San Francisco pour permettre aux équipes de planifier et gérer des projets et des tâches sans e-mail. Organisé sous la forme d'espaces de travail, chaque équipe est assignée à l'un d'eux. C'est dans les espaces de travail que les équipes trouvent les projets et les tâches. En facilitant la communication et la gestion entre les membres d'un même espace de travail, Asana est gratuit jusqu'à 15 utilisateurs.
RingOver
Comment faciliter la téléphonie de votre entreprise ? RingOver est la solution. La plateforme de téléphonie dématérialisée est notamment destinée aux entreprises disposant de services clients et d'équipes de commerciaux. Le téléphone professionnel suit le collaborateur en lui proposant des conférences téléphoniques, des invitations à rejoindre un appel, des contacts partagés et une messagerie interne. Depuis la maison, c'est l'outil idéal pour recevoir et appeler en illimité vers 65 pays. L'offre de base s'élève à 19€ par mois par utilisateur.
My Meeting Time
My Meeting Times est un site internet visant à faciliter le travail entre collaborateurs sur différents fuseaux horaires. En effet, l'algorithme cale des créneaux de travail en commun en fonction des disponibilités de chacun. Après avoir indiqué la ville des différents participants, My Meeting Time s'occupe simplement du reste en proposant les différentes plages horaires possibles.
Google Drive
La plateforme de stockage et de partage de fichier dans le cloud est lancée par Google en 2012. Google Drive est une suite bureautique qui regroupe Google Docs, Drawings, Sheets et Slides. L'accès aux 15 premiers Go de stockages est gratuit. Lors du partage d'un fichier, l'administrateur peut choisir facilement les collaborateurs qui peuvent y avoir accès. Comme sur un ordinateur, les fichiers sont classés en dossiers, chacun d'eux et consultable depuis l'application mobile.
WeTransfer
WeTranfer est un service de transfert de fichier néerlandais basé sur le cloud. Facile d'utilisation, sa version gratuite supporte des envois jusqu'à 2 Go, allant jusqu'à 20 Go pour la version payante, WeTranfer Plus. Sans enregistrement et création de compte, le service assure un transfert des fichiers de manière rapide et sécurisée. Avec une alerte de réception via e-mail, WeTransfer surpasse la clef USB traditionnelle.
