4- Ne pas oublier les rencontres physiques

"Une communauté virtuelle collabore d'autant plus que ses membres ont l'occasion de se rencontrer dans le réel", ajoute Gaëlle Roudaut (Arctus). En effet, on met un visage sur un nom, un être humain derrière une fonction. Céline Maussion, directrice de projets management et communication d'Inergie, cabinet de conseil en management, communication et opinion interne, parle de tables rondes mixant les équipes : "Les collaborateurs réfléchissent ensemble à un sujet et regardent où se situent les points de blocage. Ces rencontres physiques ont une vraie vertu : les gens apprennent à se connaître et comprennent les contraintes des uns et des autres." Plus facile ensuite de s'entraider.

Les rencontres physiques ont une vraie vertu : les gens apprennent à se connaître et comprennent les contraintes des uns et des autres.

Mais les conditions doivent être réunies pour offrir une bonne expérience collaborative. Kea & Partners, société de conseil spécialisée dans la transformation, a développé avec AKDV un espace physique totalement dédié au travail collaboratif. "L'Ampli" est un lieu qui a été pensé ainsi, pour favoriser les échanges collectifs, les discussions en petits groupes mais aussi les prises de recul individuelles, équipé d'une régie pour permettre des projections, des annotations et pour enregistrer et partager les échanges... Car une suite doit être donnée à ces rencontres pour donner envie aux salariés de s'investir dans la démarche collaborative.

5- Instaurer une véritable culture collaborative

"Le succès d'un outil collaboratif repose sur les utilisateurs qui le font vivre et qui prennent l'habitude de passer par ce réseau pour poser leurs questions ou travailler sur des documents", souligne Olivier Menez (Orange Business Services). Il ne faudrait donc pas que les gens aillent sur la plateforme collaborative au début par curiosité, puis arrêtent ensuite de l'utiliser. Il est important d'instaurer une véritable culture collaborative. Au-delà des bénéfices, qui doivent être réels pour les salariés et qui leur feront oublier leurs autres outils moins performants, il ne faut pas oublier la partie plaisir. Jérôme Rochet (Salesforce) conseille de laisser des groupes se créer pour tester et expérimenter.

L'animation de la plateforme doit également être régulière. D'après Jérôme Rochet : "Il faut valoriser les personnes qui adoptent cette nouvelle organisation, qui montrent l'exemple. Et ce qui est formidable, c'est que ces outils collaboratifs sont faits pour ça !" On peut en effet valoriser un salarié en le faisant apparaître comme un super contributeur, en jouant sur les leviers de la "gamification". Enfin, montrer les bénéfices apportés peut également faire tomber les derniers freins. "Il ne faut pas oublier que c'est un processus long et que les résultats ne se voient pas forcément immédiatement", conclut Céline Maussion (Inergie).