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Comment digitaliser ses événements ?

Publié par Clément Fages le | Mis à jour le
Comment digitaliser ses événements ?

À l'arrêt depuis la mise en place du confinement, le secteur de l'événementiel se tourne vers le digital pour proposer des alternatives aux entreprises. Quels sont les événements concernés ? Les modalités de digitalisation ? Et leur prix ?

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Face au développement de l'épidémie de coronavirus, les entreprises ont annulé en masse tous leurs événements, laissant plus d'une agence désoeuvrée. Ces dernières peuvent néanmoins s'orienter vers le digital pour sauver ce qui peut l'être, que l'on parle d'une simple présentation produit destinée à une dizaine de personnes, ou d'un salon accueillant mille visiteurs. C'est ce qu'explique Julien Maselli, CEO de l'agence Goodnight : "Dans un premier temps, tous nos événements ont été annulés ou reportés. Mais nous travaillons à 80% avec des acteurs du luxe, dont la particularité est de faire des présentations de produits pour la presse et les influenceurs très en amont des lancements officiels. Aussi, nous avons pu récupérer une partie de nos clients en leur proposant de digitaliser ces présentations, afin de voir leurs produits dans les publications de l'été." Digitalisés, ces événements se rapprochent alors de ce que l'on peut retrouver dans le gaming : "Nous pouvons par exemple créer des rooms accessibles en réalité virtuelle et dans lesquelles vous êtes représenté par un avatar, comme dans le jeu Second Life. Il est possible d'intégrer un logo et des produits, dans un décor de salle de réunion ou d'un showroom prenant la forme d'un appartement haussmannien..." Mais comment toucher son public, alors que tout le monde n'a pas un casque de réalité virtuelle à portée de main ? "Dans le contexte du confinement, nous pouvons faire livrer aux journalistes un masque de réalité virtuel à usage unique. Mais des solutions plus légères existent. Un de nos prestataires peut par exemple intégrer une représentation d'un produit à une visioconférence classique, sur Zoom et sur Skype."

La digitalisation d'un salon est possible

Reste que toutes les marques n'organisent pas que de simples présentations de produits. Certaines se lancent même dans la digitalisation d'événements plus conséquents, à l'image d'Ecovadis, avec Sustain 2020, son événement annuel dédié aux achats responsables. Prévu initialement lors d'une manifestation physique à Paris, il ?s'est finalement tenu en ligne le 12 mars dernier, sur une plateforme dédiée, qui restera encore accessible pendant six mois. "Le passage au digital n'a pris que dix jours, et nous avons multiplié notre participation par deux. En physique, cet événement attire habituellement 700 personnes. Avec cette version digitalisée, nous avons enregistré 2600 inscriptions venant de 57 pays différents, pour un total de 1600 visiteurs uniques sur les 8 heures de e-conférences, et nous avons pu toucher de nouveaux publics, en Asie et en Amérique notamment", explique Cécile Dorvault, Global Field Marketing Director pour Ecovadis. "Nous voulions proposer une expérience plus proche d'un événement physique qu'un simple webinar, et donner l'impression aux gens d'entrer réellement dans une salle de conférence. Nous avons sélectionné la solution de l'Américain 6 Connex, qui nous a permis de mettre en place un lobby, dans lequel les deux avatars de nos CEO accueillaient les participants. Ces derniers avaient ensuite le choix entre plusieurs salles où ils pouvaient accéder à différents contenus, mais aussi à une partie exposition pour nos sponsors." La digitalisation d'un tel événement a demandé aux équipes d'Ecovadis plusieurs nuits blanches : "le plus important est de bien définir le rôle de chacun en interne, et de ne pas revenir plusieurs fois sur ses décisions. Le principal défi était de digitaliser le déroulé de l'événement, afin que toutes les sessions s'enchaînent bien, et d'accompagner la quarantaine d'intervenants sur l'utilisation de la solution. Au final, nous n'avons eu que quelques retards à déplorer. Tout le monde a été bluffé par le résultat, et nous pensons déjà à digitaliser une partie de Sustain 2021, ainsi qu'à organiser des événements plus petits et localisés dans les prochains mois, alors que les capacités de déplacement seront encore limitées."


Un résultat qu'espère également l'entreprise Genetec. Leader mondial des Vidéo Management System (VMS) et spécialiste des services de sécurité physique (vidéosurveillance, lecture de plaques d'immatriculation, cartes d'accès, etc.) Genetec propose une plateforme de gestion unique accessible par le cloud. Face à l'annulation en série des grands salons internationaux, l'entreprise canadienne, dont le siège européen est basé en France, doit continuer à garder contact avec son écosystème BtoBtoC, composé d'intégrateurs et de distributeurs, mais aussi de ses clients finaux. "Nous avons près de 3000 clients actifs dans le monde, auxquels nous continuons à offrir un support. Par ailleurs, et même si pour l'instant la crise n'a qu'un impact limité sur notre activité, nous essayons au maximum de continuer à présenter nos innovations, afin de ne pas perturber l'ensemble de notre roadmap. Nous avons donc décidé de mettre en place un événement propriétaire du 20 au 22 avril nommé Connect'Dx", explique Meda Casunean, Marketing Communications Manager pour la France et le Maghreb. "Nous avons recherché un partenaire capable de tout prendre en charge de A à Z et d'organiser un événement virtuel à destination d'au moins 1000 personnes pendant trois jours. Nous avons sélectionné l'américain Intrado." Comment se présente Connect'Dx ? Via un simple navigateur, le visiteur peut accéder à des contenus variés, allant des démonstrations des produits à des keynote-panel, en passant par les stands virtuels des partenaires, avec lesquels il sera même possible d'échanger via un chat en one to one. "Le salon va fonctionner 24h/24, et sera accessible selon la zone géographique. Nous allons mettre en place un système de traduction en simultanée, avec peut-être une solution de speech-to-text. Les visiteurs pourront créer leur agenda et auront accès aux différents contenus pendant un an. La principale difficulté est d'adapter le contenu en seulement un mois et demi, là où il faut travailler six mois sur un salon physique. Nous ne savons pas encore si nous pourrons réunir les speakers sur une scène pour les filmer ou si nous allons les réunir via visio conférence. Mais il y a plusieurs avantages à travailler en digital : c'est moins coûteux à organiser, puisque nous n'avons pas de dépenses liées à la location du lieu, à la mise en place des stands ou aux déplacements divers. Cela nous permet aussi d'accéder à de nouveaux clients qui ne se déplacent pas habituellement."

Pour quels coûts ?

"Cela dépend du niveau de personnalisation, de l'intégration d'un logo, de la reproduction des moulures du plafond de l'appartement... Cela va de plusieurs milliers à plusieurs dizaines de milliers d'euros, et il faut prévoir au minimum trois semaines. Il existe également des templates pour ne pas partir de zéro à chaque fois. Et il faut prendre en compte le fait que ce sera toujours utile à l'avenir", explique Julien Maselli. De son côté, Meda Casunean évoque un montant supérieur à 100 000 dollars, tandis que Cécile Dorvault évoque un montant évoluant en fonction du nombre de sessions à mettre en place, mais qu'il est possible d'amortir lors des six mois pendant lesquels l'événement est accessible en ligne.

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Journaliste tout terrain, je couvre tous les aspects du marketing et plus particulièrement les stratégies des marques. J’aime aussi l’Histoire. Suivez-moi [...]...

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Martine Fuxa,<br/>rédactrice en chef Martine Fuxa,
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