La carte achat, un outil à considérer dans les entreprises

Avis d'expert avec la contribution d'Emeline Balu. Les achats de petits montants représentent jusqu’à 75% des transactions dans les entreprises pour une valeur d’environ 4% des dépenses. Le coût total de traitement d’une transaction au sein d’un processus d’achat classique est d’environ 70€. La carte achat permet de réduire de 70 à 80% ce coût en simplifiant le processus administratif.

Définition

La carte achat est un moyen de paiement utilisé par les salariés pour le compte de leurs entreprises, administration ou collectivités pour effectuer des transactions d’achats auprès de fournisseurs clairement identifiées. Ce moyen de paiement est mis à disposition auprès des entreprises essentiellement dans le cadre des achats courants et de faibles montants (fournitures, achats de matériels informatiques…) qui implique de nombreuses manipulations administratives dont le coût est parfois supérieur au montant de la facture engagée.

Fonctionnement de la carte achat

L’acheteur réalise une commande, l’opérateur bancaire valide ou non la commande selon l’habilitation de l’acheteur à utiliser ce mode de paiement, selon le montant de la commande, et enfin selon le référencement des fournisseurs.

Une fois la commande validée, le fournisseur fait la livraison, le règlement est alors déclenché par un comptable.

Ce qu’il faut savoir avant la mise en place d’une carte achat

La phase amont est la plus importante car c’est elle qui permettra de définir la stratégie du moyen de paiement à mettre en place. Pour l’entreprise, la mise en place d’une carte achat permet de moderniser leur processus achat et ainsi réduire les délais de traitements administratifs qui sont souvent redondants pour les acheteurs. Cela facilite la concentration des ressources sur les tâches à forte valeur ajoutée et garantit un meilleur respect de la politique achat. La carte achat favorise également la baisse des coûts de transactions de manière significative

L’objectif de la carte affaire est de rationaliser les achats de montants considérés comme faibles par l’entreprise, par exemple les frais généraux, les achats de voyages, les produits d’entretiens et réparations, les prestations intérimaires…

Les services impliqués dans la mise en place d’une carte achat sont le service achat pour la commande, le service comptable pour la réception de la facture et les fournisseurs identifiés.

Aujourd’hui, l’ensemble des banques proposent une carte bancaire de type carte achat d’entreprise, chacune d’entre elles ont des spécificités, comme les tarifs, le degré d’accompagnement dans le projet.

Marine Crouzille et Emeline Balu