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Gestion de projets : Le Visual Management 2.0 est une aide à la prise de décision

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Dans un contexte où la prise de décision se veut plus rapide, les décideurs ont besoin d’avoir une vue simple et claire sur l’information pour la comprendre sans effort de réflexion et prendre la bonne décision instantanément. Le Visual Management regroupe plusieurs concepts centrés sur la perception visuelle qui simplifie la mise en forme de l'information et son contexte. La prise de décision devient plus facile et les opérations plus fluides.

Le Visual Management, qu’est-ce que c’est ?

Le Visual Management de manière générale permet d’avoir l’information pertinente sans avoir besoin de faire un travail de recherche, de réflexion ou de retravailler les données. Cela revient à avoir une compréhension spontanée de l’information en un coup d’œil.

Appliqué aux logiciels, le Visual Management permet la représentation synthétique de l’information essentielle sur un écran d’ordinateur sans le moindre « bruit » qui viendrait en perturber l’analyse.

 

Cependant ce postulat est revendiqué par tous les éditeurs de logiciels. On assiste alors à l’apparition d’un nouveau Visual Management qui se base sur deux postulats additionnels :

 

  • Une vision détaillée de l’information compréhensible d’un coup d’œil ;
  • Fournir la possibilité à l’utilisateur de créer des vues sur les données selon les indicateurs et paramètres de son choix

 

Le Visual Management 2.0 : ses bénéfices

Pouvoir allier deux concepts paradoxaux (synthèse vs détail) est un véritable enjeu du Visual Management.

 

En introduisant ce postulat, on obtient une présentation synthétique d’une information détaillée. En général, cela n’est possible qu’à partir d’outils effectuant des drills (concept informatique : aller du général au particulier dans une recherche d'information dans une base de données multidimensionnelle) pour descendre dans plusieurs niveaux de détail afin d’obtenir une analyse pertinente de l’information. Ainsi, l’utilisateur n’a pas seulement accès à une vue synthétique mais aussi à un détail approfondi sur l’information analysée en un coup d’œil.

 

Le deuxième postulat donne plus de liberté d’analyse à l’utilisateur. Traditionnellement, pour avoir la double représentation (synthèse vs détails), les outils requièrent un paramétrage pour obtenir le bon niveau de synthèse et le bon niveau de détails. Cela suppose que l’utilisateur final de l’outil se plie au cadre que lui fournit l’informaticien. En effet, la plupart des outils d’analyse d’informations font préalablement l’analyse de la donnée avant d’en restituer une synthèse à l’utilisateur. Si ce dernier voulait changer les indicateurs et paramètres d’analyse, il aurrait recours à l’informaticien. Or, en fournissant les données brutes à l’utilisateur, celui-ci pourra l’analyser selon ses préférences. C’est là où réside la nouveauté du Visual Management 2.0.

 

Le Visual Management appliqué à la gestion de projet

L’approche du Visual Management doit consister à donner à l’utilisateur la possibilité de manipuler l’ensemble des données pour se faire sa propre vision et générer ses propres synthèses sans que l’outil qu’il utilise ne lui impose un modèle.

 

Pour que cela fonctionne, l’éditeur doit donne une dimension universelle à son outil sans avoir besoin de pré-requis techniques chez l’utilisateur. La solution doit être intuitive en misant sur les couleurs, les masses et les flux, codes communs à tous et assimilés du premier coup d’œil. L’utilisateur comprendra rapidement la dynamique des données. En changeant de paramètre de présentation de la donnée, celui-ci pourra comprendre les flux en voyant l’information se réorganiser.

Le DataViz est un exemple concret du Visual Management appliqués au logiciel de gestion de projet.

 

Le Visual Management pour tous

Concrètement, grâce à cette nouvelle façon d’analyser ses données dans une logique de BigData, l’analyse peut se faire à plusieurs niveaux de fonction. Pour un dirigeant, membre de la direction ou au niveau stratégique dans le secteur du retail par exemple, il est possible d’avoir une vue d’ensemble fiable et exhaustive de l’information, car celle-ci est remontée directement du terrain :

 

  • une cartographie géographique de l’état d’avancement des déploiements sur les différents sites
  • des indicateurs de budget entre les prévus, les dépensés et les prévisions d’atterrissage de ce qui reste à dépenser,
  • l'état des livrables et le rythme des opérations,
  • des indicateurs de performance entre différents prestataires s’il y a lieu (nombre de sites attribués, respect des délais, état des livrables).

 

Au niveau d'un Directeur Technique d’une enseigne qui voudrait piloter ses projets de déploiement d’un nouveau concept dans son réseau de points de vente, il pourrait avoir accès facilement aux informations suivantes :

  • Etat d’avancement des projets et s’il y en a en retard pouvoir déterminer de manière objective quel projet/chef de projet nécessite son concours,
  • La masse des projets (et leur priorité) en termes de budget, en termes de temps et en termes de ressources,
  • Une vision d’ensemble de son portefeuille de projets,
  • Une vision simplifiée des projets de chacun de ses responsables de projet qui lui permettra de s'assurer que la charge est équilibrée.
  • Une vision des projets en faisabilité et de leur coût estimé.

 

Sur un niveau plus opérationnel, un responsable d’équipes peut savoir en un coup d’œil :

  • quel prestataire travaille en ce moment,
  • l’état d’avancement des actions à mener sur site.

 

Le Visual Management peut être utilisé en gestion de projets par toutes les parties prenantes du projet, des décideurs aux Chefs d’équipes. L’ensemble des informations est accessible à tout le monde en temps réel. Les interfaces intuitives permettent de représenter l’information sous l’indicateur pertinent pour chacun. Finie l’ère du cockpit pour le décideur et des listes pour le reste des équipes sur site !