Châteauroux adopte un outil de GRC

Gérer de manière optimale son patrimoine - des 286 bâtiments municipaux aux 650 espaces verts en passant par sa flotte de plus 520 véhicules, ses 15 000 interventions annuelles... - mais aussi analyser précisément l'activité de ses départements techniques, tout en optimisant les coûts. Tels étaient les objectifs visés par la mairie de Châteauroux, en 2005, en créant le projet PAST (Patrimoine et Activité des Services Techniques).

La municipalité lance un appel d'offres en 2006. Compte tenu de l'obsolescence fonctionnelle de son logiciel développé en interne, elle retient la solution Kimoce, et plus précisément Kim'Stock Achats et Kim'SAV, afin de gérer l'intégralité de son parc mobilier et immobilier. «En raison de ses grandes possibilités de paramétrage, la solution nous a permis d'intégrer l'outil à nos applications, et non l'inverse. En effet, parmi les critères retenus par la mairie, la dimension modulaire ainsi que la finesse de paramétrage ont été déterminantes dans le processus de sélection», remarque Sébastien Bernard, chef de projet DSI.

Autre élément-clé: les compétences acquises sur les produits Kimoce, déjà installés pour la gestion du parc informatique (téléphonie et reprographie) qui facilitent la mise en oeuvre rapide des solutions sélectionnées dans les différents services municipaux, et selon le planning défini. En janvier 2007, les solutions deviennent opérationnelles pour les services achats, maintenance bâtiments, parc véhicules et DSI. Les autres services sont équipés progressivement la même année: espaces verts, maintenance voirie, éclairage public et exploitation du parc véhicules. Aujourd'hui, plus de 70 collaborateurs de la mairie de Châteauroux utilisent quotidiennement les solutions de l'éditeur.

Sébastien Bernard (Mairie de Châteauroux):

«Le projet nous a permis de quantifier nos opérations tout en justifiant les prises de décisions politiques.»

Une vision globale et rapide

Désormais, les services techniques communiquent entre eux, tout en bénéficiant d'informations et de méthodes communes en termes de gestion de parc, de demandes d'interventions et de stocks/achats. Le projet permet de gérer la demande des clients internes et externes jusqu'à sa clôture. Ces demandes couvrent les interventions sur le patrimoine mobilier et immobilier de la mairie, en passant par la gestion des stocks et l'implication de sociétés extérieures. A titre d'exemple, la collectivité peut visualiser rapidement les ressources et les équipements alloués aux 40 écoles, du patrimoine à la voirie en passant par les espaces verts. Autre bénéfice, la gestion des 15000 interventions annuelles, effectuée à partir des solutions Kimoce, garantit à la mairie de satisfaire les demandes émanant des collaborateurs municipaux et des citoyens et ce, dans des délais réduits. Le projet devait également donner la possibilité à la mairie de Châteauroux de communiquer plus efficacement sur l'action des services municipaux.

Même si tous les indicateurs destinés à réaliser des bilans ne sont pas encore mis en place, la mairie dispose d'ores et déjà d'une vision globale de son activité. Comme le constate Sébastien Bernard, «nous pouvons déterminer les coûts de nos diverses interventions liées à notre patrimoine, tous services confondus, mais aussi mieux anticiper certains événements tels que l'organisation du 14 juillet. Autrement dit, le projet nous permet de quantifier nos opérations tout en justifiant les prises de décisions politiques.»

Une telle solution aide également la mairie à déterminer si certains services auraient, ou non, intérêt à être internalisés ou externalisés. Le chef de projet regrette toutefois un manque de transparence du descriptif des mises à jour de l'éditeur.

Prochaine étape pour la ville: mettre en place une plateforme de business intelligence au printemps 2008, plateforme qui sera probablement issue de l'univers open source. Un choix qui ne devrait pas poser de problème d'intégration, puisque la solution de Kimoce est déjà compatible avec cet environnement.