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Allo Assurances positionne son service clients dans l'ère numérique

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Afin d'améliorer la productivité en matière d'envoi et de réception de ses fax, Allo Assurances a mis en place une solution de numérisation et de dématérialisation de ses documents. Le tout pour apporter un meilleur service clients.


Filiale du Groupe April, Allo Assurances est une société de courtage en assurances créée en 1991 et basée à Valence (Drôme). La société propose une large gamme de produits à des agents d'assurances dans toute la France, via un numéro unique (0890 460 071) et sur Internet. Clients particuliers, artisans, entrepreneurs ou professions libérales constituent sa cible privilégiée. Allo Assurances commercialise ses produits en direct sur la région Rhône-Alpes et via un réseau de cinq points de vente répartis en France (Paris, Lyon, Dijon, Nice, Montpellier). Le coutier propose tous les types de protection avec une spécialisation sur les risques aggravés, notamment avec les non-paiements ou les “malussés”, autrement dit des assurances auto pour des personnes ayant des malus importants. Pour faire face à une moyenne de près de 300 appels par jour et une réception/envoi de plus de 3 000 fax par mois, la société rassemble une dizaine de “producteurs en assurances” qui gèrent les demandes des cabinets, des agents d'assurances et les clients en direct. « En tant que principal outil de communication avec le téléphone, le fax était devenu un véritable casse-tête pour les collaborateurs de l'entreprise, avec des soucis de routage, de vérification d'envois, de consommation de papier. Sans oublier le fait de devoir quitter son poste de travail pour les envois », confie Nicolas Ayme, chargé de clientèle et responsable informatique. De même, le service contentieux envoie entre 20 et 170 recommandés par jour. Réalisé jusqu'alors à la main, l'envoi de ces recommandés mobilisait des ressources pour un travail fastidieux sans valeur ajoutée.

Diminution des coûts, productivité accrue

En 2005, une restructuration du service a permis à Allo Assurances de choisir la solution Flydoc, éditée par Esker, afin de dématérialiser et d'automatiser la réception et l'envoi de fax. Le principe de Flydoc est donc de numériser le fax envoyé par le client ou le cabinet sous forme d'e-mail. « Le fax part normalement de chez l'émetteur, arrive chez Esker qui le transforme de façon à nous l'envoyer dans une boîte mail bien précise. Même chose dans le sens inverse, où nos documents numériques arrivent chez le destinataire sous forme de fax classiques. Autrement dit, une telle pratique combine plusieurs avantages : rapidité et gain de temps, simplicité, autonomie rendue au collaborateur, économies sur les coûts de matériels. Elle contribue donc de manière générale à l'augmentation de la productivité de l'entreprise et à la qualité du service rendu à nos clients », souligne Nicolas Ayme. Esker a programmé pour Allo Assurances une imprimante “virtuelle” pour pouvoir faxer les éléments désirés à partir du poste de travail, que ce soit des documents de type texte sous Word, ou des fichiers de type Excel, PDF ou graphique. Une diminution des coûts liés au papier et au toner provenant des fax a été constatée ainsi qu'une productivité accrue pour les producteurs d'assurances. En effet, le gain de temps pour l'envoi de recommandés peut atteindre une heure par jour. Concernant l'envoi des fax, les collaborateurs n'ont plus à se déplacer et n'ont plus à se soucier de savoir si un fax est disponible et si celui qui a été envoyé est bien arrivé. En outre, l'interfaçage avec le logiciel métier (Winpass) de courtage en assurances, avec la Suite Microsoft Office et la Ligne100 de Sage s'est réalisé de manière transparente. « Esker a su s'adapter à notre demande en développant une solution sur mesure et en étant constamment à l'écoute pour apporter les réponses dont nous avons besoin », conclut Nicolas Ayme.

Les points clés

objectif Garantir un service plus rapide pour les fax et les recommandés. action Acquisition d'outils de numérisation de documents. bilan Economies de papier et de toner. Productivité accrue des collaborateurs.

Mot clés : fax

Jérome pouponnot