L'arbre de la baisse des coûts

La théorie

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Tous les acheteurs possèdent des objectifs de réduction des coûts sur l'année par rapport aux coûts facturés sur l'année précédente. Pour la plupart d'entre eux, il s'agit généralement de quelques pour cent par an, en moyenne 4% sur le long terme, un objectif réaliste pour les directions achats d'aujourd'hui. Pour y arriver, certains acheteurs se fixent des objectifs par rapport à un «taux de reconsultation». Par exemple, renégocier 30% du portefeuille achats chaque année. En faisant ainsi, l'acheteur aura reconsulté l'ensemble de son panel fournisseurs en trois ans.

Le «taux de reconsultation» n'est qu'un objectif de moyens. Il faut donc lui adosser un objectif de gains, par exemple une baisse de 10% sur la moitié des dossiers faisant l'objet d'une renégociation. Avec un «taux de reconsultation» annuel de 30%, le gain théorique sera donc de 1,5% sur l'ensemble du portefeuille achats. Cette technique s'applique pour tous les processus achats de l'entreprise: négociation, externalisation, délocalisation... Si l'entreprise se fixe comme objectif d'externaliser 10% des familles d'achats avec un gain moyen de 30%, l'acheteur réalisera, en théorie, une économie de 3% sur l'ensemble du portefeuille achats. Lorsque tous ces objectifs sont mélangés les uns aux autres, il devient parfois difficile de s'y retrouver, y compris pour les acheteurs les plus avertis. Une vieille recette consiste alors à dessiner l'arbre de la baisse des coûts.

La pratique

L'arbre de la baisse des coûts permet de représenter la stratégie achats à mettre en place pour atteindre 4% d'économies par an sur l'ensemble du portefeuille. Une première grande branche correspond ainsi au volume d'achats qui ne sera pas renégocié et pour lequel le gain sera de zéro, une deuxième aux familles d'achats faisant l'objet d'une renégociation, une troisième aux objectifs de réduction de coûts par le biais des délocalisations, et ainsi de suite. Au bout de chaque branche, des feuilles correspondent à des dossiers d'achats spécifiques. Les objectifs de gains représentent la sève de l'arbre. Ils sont notés puis cumulés au niveau de chaque branche, en respectant, bien entendu, leur proportion par rapport à l'ensemble du portefeuille achats de l'entreprise. Le total des gains cumulés (4% dans l'exemple retenu plus haut) apparaît à la base de l'arbre.

Ainsi, l'arbre de la baisse des coûts se veut un très bon outil de management visuel. Les tableurs Excel, voire les outils de pilotage achats, présentent quant à eux des limites. Cette pratique est beaucoup plus parlante pour appréhender de manière ludique la performance achats de l'entreprise. Il devient alors intéressant de comparer l'arbre dessiné au mois de janvier où figurent les objectifs théoriques à celui de fin d'année avec les gains effectivement réalisés... Avec parfois, à la clé, nombre de surprises.

Réalisé en collaboration avec Xavier Robaux du cabinet E.Ri.C.S. Associés.