«Dans les achats, la simplicité est la clé de l'efficacité»

Un an après le déploiement de votre plateforme d'e-procurement dédiée aux frais généraux, quel bilan tirez-vous de ce changement?

Patrick Joly: Dans un premier temps, le déploiement de cette plateforme, éditée par BasWare, nous a permis d'harmoniser nos process, en standardisant les demandes d'achats, les circuits d'approbation et le suivi des bons de commande. Dans un deuxième temps, grâce à cet outil, nous avons pu consolider les données, afin de bénéficier d'un effet de volume et d'éviter les commandes redondantes. La plateforme a également favorisé l'utilisation de contrats-cadres. Ainsi, en 2008, nous avons réalisé une économie de 5%, directement liée à ces modalités. Mais, au-delà des gains obtenus, nous avons fortement structuré l'ensemble des actions liées aux achats. Par exemple, nous avons mis en place un véritable suivi de la relation fournisseurs.

© Arnaud Olszak

«Au-delà des gains obtenus, nous avons véritablement structuré l'ensemble des actions liées aux achats.»

Quelle était la situation antérieure?

Auparavant, chaque entité du groupe Mondial Assistance, en France, effectuait ses achats de façon autonome, en suivant ses propres procédures d'achat et circuits d'approbation. Nous ne bénéficions pas non plus d'accords-cadres, ni de fournisseurs référencés pour l'ensemble du groupe. Lorsque toutes ces entités ont fusionné, en janvier 2007, nous avons décidé de centraliser nos achats de frais généraux et de les placer sous la tutelle de ma direction.

Comment cette centralisation a-t-elle été vécue en interne?

Aujourd'hui, plus de 200 collaborateurs utilisent quotidiennement cette plateforme, signe qu'elle a été bien acceptée. La conduite du changement s'est révélée fondamentale. Car avant d'être une innovation technologique, ce chantier relève surtout d'une innovation organisationnelle. Pour faciliter l'appropriation de l'outil, nous nous sommes également appuyés sur un intégrateur (Flucticiel, NDLR). Puis nous avons bénéficié de notre expérience sur les achats liés à nos prestations d'assistance, centralisés pour leur part depuis 2003.

Comment avez-vous assuré la conduite du changement dans les entités locales?

Nous avons formé des «ambassadeurs» pour sensibiliser tous les collaborateurs aux spécificités des achats. Répartis dans l'ensemble des directions de l'entreprise, ils ont à présent pour mission d'assurer un support de premier niveau quant à l'utilisation de la plateforme. Ils doivent également nous faire part des écarts constatés entre les process définis par le siège et la réalité sur le terrain.

Quelles sont les familles d'achats concernées par cette centralisation?

Tous les achats communs à chacune des directions de l'entreprise: l'entretien des locaux, les fournitures, les consommables, les frais de réception, les déplacements, etc. Pour chaque famille d'achats, nous avons référencé un ou plusieurs fournisseurs, puis négocié les tarifs sur une sélection de produits ou de services. Ces derniers sont intégrés dans le catalogue de l'outil, ce qui nous garantit des achats au meilleur prix.

En quoi cette plateforme d'e-procurement simplifie-t-elle l'acte d'achat?

© Arnaud Olszak

Elle permet de suivre toutes les étapes du processus, de la demande d'achat au règlement fournisseur, en passant par la validation de la commande, le suivi des approvisionnements ou encore la confirmation de la livraison. Il suffit à un collaborateur de saisir sa demande dans le catalogue de produits et de fournisseurs référencés. Celle-ci est envoyée par workfow à un approbateur, chargé de la valider ou non. Une fois l'accord donné, le collaborateur est informé par un e-mail de confirmation et peut donc créer un bon de commande électronique qui est transmis directement au prestataire.

Comme pour vos achats stratégiques, vous êtes passés à la facturation électronique. Quel bilan en dressez-vous?

Dès la réception de la facture du fournisseur, celle-ci est scannée et envoyée dans un circuit de validation. Notre logiciel de dématérialisation la compare alors aux éléments du contrat ainsi qu'au bon de commande. Un bon à payer est alors généré automatiquement. En cas de difficulté, la facture est transmise à l'approbateur concerné. Cette procédure permet affranchir le service comptable des opérations de traitement de factures qui représentaient auparavant trois à quatre heures de travail quotidien, avec à la clé un gain de productivité et une nette réduction des risques d'erreur.

Pourquoi n'avez-vous pas profité de ce chantier pour réduire votre panel fournisseurs?

Ce n'était pas le but. La mise en place d'un processus innovant doit profiter à tout le monde, y compris aux fournisseurs. C'est pourquoi nous les associons systématiquement quand nous mettons en place un nouveau processus dans le groupe. Comme mon directeur général, je considère qu'ils font partie de l'actif de l'entreprise.

Tout de même, en cette période de crise économique, la priorité n'est-elle pas à la réduction des coûts?

Le cost killing, nous savons faire. Mais ce n'est pas notre priorité. Nous préférons nous inscrire dans une démarche de partenariat avec nos fournisseurs et de recherche de la qualité. La réduction systématique des coûts peut mettre en péril leur santé financière. Je préfère travailler avec eux sur leurs structures afin de réduire, notamment, leurs coûts de fonctionnement. Et surtout, trouver des fournisseurs innovants et performants. Par exemple, nous ne référençons plus nos dépanneurs en fonction du critère géographique, c'est-à-dire au plus près du lieu d'assistance, mais selon la qualité de la prestation. Et ce, même s'il se situe 50 kilomètres plus loin qu'un autre prestataire.