MAINTENANCE INFORMATIQUE: PENSEZ A L'EXTERNALISATION

C'est la seconde fois que votre système d'information (SI) tombe en panne ce mois-ci. Outre le mécontentement de vos collaborateurs, la productivité de votre entreprise est également en berne. Et, cerise sur le gâteau, le serveur web qui délivre les données de votre site marchand n'est plus disponible entraînant une perte sèche de votre chiffre d'affaires. Sans parler de votre service comptabilité qui n'a plus accès à son applicatif métier alors que la fin du mois approche. Une situation, certes, exagérée mais qui réunit quelques-uns des risques encourus par une PME, notamment si vous ne vous occupez pas sérieusement de la maintenance de votre système d'information. «Dans les petites entreprises, ce n'est généralement pas un informaticien qui s'occupe du système d'information. Cette tâche est confiée à un cadre, voire au dirigeant lui-même. Cela débouche sur une gestion approximative du réseau et sur des problèmes à moyen terme», affirme Nicolas Beslin, directeur général de Novatim, un prestataire de services informatiques.

Mésestimée par bon nombre de PME, la maintenance du système informatique est pourtant essentielle pour développer sereinement son activité. Elle est même vitale à partir de dix ordinateurs en réseau. Dès lors, vous ne pouvez plus vous contenter d'une approche non professionnelle. Deux choix se présentent: recruter une personne dédiée à la maintenance ou s'octroyer les services d'une entreprise spécialisée.

L'externalisation, source de sérénité. Externaliser la maintenance du système d'information apporte de nombreux avantages. Tout d'abord, vous bénéficiez d'une véritable prestation informatique adaptée à la taille de votre entreprise. En clair, vous aurez accès aux services d'un administrateur réseau ainsi qu'aux conseils d'un directeur informatique. Des expertises qui vous reviendraient très cher si vous deviez les internaliser au sein de votre entreprise. «Grâce à l'externalisation, vous disposerez d'une analyse à 360° des différentes problématiques rencontrées par votre société. Vous vous octroyez en effet les services d'experts réseau et système», résume Damien Lamy, gérant de L&G Conseil Informatique.

Autre avantage non négligeable: le coût de la prestation. La maintenance informatique est, aujourd'hui, un secteur ultraconcurrentiel. De fait, le prix des prestations est souvent très attractif. Par exemple, vous devrez débourser environ 1 000 euros par mois pour la gestion d'un parc de 40 postes de travail avec deux interventions sur site. Une somme négligeable comparée à l'embauche d'un informaticien à temps complet qui, d'une part, pourrait s'ennuyer par manque de travail et, d'autre part, ne posséderait pas forcément l'ensemble des compétences dont votre PME a besoin. «De nombreux chefs d'entreprise pensent qu'un informaticien peut résoudre n'importe quel problème technique. Cette idée répandue est totalement fausse, car chacun a sa spécialité», clame Damien Lamy. En outre, l'externalisation permet de lisser votre budget informatique sur l'année et de ne pas avoir de mauvaises surprises, telles que des dépenses imprévues. Vous pouvez ainsi fixer un budget prévisionnel et vous y tenir. Sans parler du bénéfice principal: l'externalisation vous permet de vous concentrer sur votre savoir-faire, sans être troublé par ce qui ne relève pas de votre coeur de métier.

Reste le choix du bon prestataire. Pour ne pas faire d'erreur, vous devez prendre en compte deux points importants. Le premier concerne le suivi des prestations. Assurez-vous que l'entreprise de maintenance fournisse, à échéance régulière, le détail des opérations réalisées, ainsi que toutes les informations relatives à votre réseau. De cette façon, vous pourrez changer de prestataire à l'avenir sans pour autant devoir reprendre le processus à zéro. «En aucun cas, vous ne devez être en situation de dépendance vis-à-vis de votre prestataire», conseille Eric Grossetie, directeur d'Ipogea, une société de services informatiques. Second point: un prestataire de services ne doit pas être perçu comme un pompier, que vous contactez uniquement pour réparer les pannes de votre système. Il est important d'établir une relation de confiance avec lui. «Choisissez un prestataire qui vous accompagnera tout au long de votre croissance et qui ne sera pas uniquement là en cas de panne. Planifiez avec lui des interventions régulières au cours de l'année. En tissant des relations étroites avec votre prestataire, ce dernier vous conseillera et vous aidera à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise», prône Eric Grossetie. Ainsi, évitez autant que possible les sociétés proposant uniquement des interventions de réparation sur site. Vous vous priveriez de deux briques essentielles liées à l'externalisation: l'analyse sectorielle, d'une part, et le conseil personnalisé, d'autre part.

L'internalisation pour les grosses PME. Si l'externalisation semble l'outil idéal pour les entreprises de taille modeste, ce n'est pas le cas pour les PME plus imposantes. «A partir d'une certaine taille, il est intéressant, pour une entreprise, d'embaucher un informaticien à temps plein. Il s'occupera alors du tout-venant. Une grande partie des problèmes rencontrés par vos collaborateurs peut alors être résolue rapidement», souligne le directeur d'Ipogea. Concrètement, à partir de 100 postes à mettre en réseau, la question de l'internalisation, même partielle, se pose. A ce stade, en effet, les coûts d'une prestation extérieure peuvent dépasser 5 000 euros par mois. Une somme pouvant être utilisée pour embaucher une personne à temps plein. Elle s'occupera alors des principaux problèmes rencontrés par vos collaborateurs. De plus, votre informaticien maison pourra faire office d'interface entre votre entreprise et un prestataire de services. Un mix pertinent puisque les tâches simples seront internalisées, tandis que les conseils et les manipulations un peu plus complexes seront, eux, externalisés. La question doit donc être analysée au cas par cas, selon la taille et les besoins réels de votre entreprise. Le choix de l'externalisation, tout comme celui de l'internalisation, se justifiant principalement par la taille de votre parc informatique.

ERIC GROSSETIE, directeur d'ipogéa

Il est important de tisser une relation de confiance avec son prestataire, afin de bénéficier de son expertise.

Témoignage
Grâce à l'externalisation, je dispose d'un service informatique adapté à la taille de mon entreprise

GILLES FEINGOLD, président du Résidentiel numérique

La Pme éditrice de ma-residence.fr, un site dédié à la communication entre résidents, est en pleine expansion. créée en 2007, elle emploie déjà 20 collaborateurs et prévoit d'en embaucher 20 de plus d'ici à la fin 2009. c'est pour cette raison que son dirigeant, Gilles Feingold, a choisi d'externaliser la maintenance de son système informatique: «Notre prestataire peut nous suivre dans toutes les phases de notre développement. L'externalisation me permset d'avoir un service informatique parfaitement dimensionné à la taille de mon entreprise», explique-t-il. autre point fort mis en avant: le coût. Pour la maintenance de 20 postes de travail, trois serveurs et trois déplacements sur site, la Pme débourse mensuellement 1 500 euros. «Embaucher un informaticien me coûterait environ 40 000 euros, charges comprises, à l'année et il ne posséderait pas toutes les compétences dont ma société a besoin», assure le dirigeant. Par ailleurs, le prestataire de services apporte un conseil et une expertise sur toutes les problématiques techniques rencontrées par la Pme. Un plus non négligeable. «Depuis quelques mois, nous planifions un déménagement. Nous devions donc être certains que nos nouveaux locaux pourraient répondre à nos besoins informatiques», souligne Gilles Feingold. enfin, le chef d'entreprise avoue que l'externalisation lui enlève un poids au niveau de la gestion de sa société. il peut ainsi se concentrer sur son coeur de métier.


Le résidentiel numérique repères
- Activité: édition d'un site dédié à la communication entre les résidences d'habitation
ville: Levallois-Perret (Hauts-de-Seine)
Forme juridique: Sa
dirigeant: Gilles Feingold, 35 ans
Année de création: 2007
Effectif: 20 salariés
CA 2007: 70 000 euros