Pernod Ricard optimise la gestion de ses notes de frais grâce à Flucticiel et Dimo Gestion

Passer d’une gestion manuelle sur Excel des notes de frais à un workflow entièrement électronique afin de gagner en productivité, en efficacité et en visibilité pour les collaborateurs, tel était le besoin de la holding du groupe Pernod Ricard. Afin d’y répondre, les services financiers et achats de Pernod Ricard ont fait le choix de la solution logicielle Notilus, déployée et adaptée par Flucticiel, spécialiste de l’optimisation et de la dématérialisation des processus administratifs et financiers. Aujourd’hui, la solution Notilus gère l’ensemble des processus liés aux frais et aux déplacements professionnels des 170 collaborateurs de Pernod Ricard SA, dans le respect de la politique voyage de l’entreprise.

Betsy Bonio, responsable des services financiers, nous confie : « Outre l’amélioration du traitement administratif et de la visibilité du poste de gestion des notes et voyages professionnels, Notilus, associé à l’expertise de Flucticiel, nous a permis d’optimiser notre taux de récupération de la TVA, au point qu’elle autofinance désormais le loyer mensuel de la solution Notilus que nous exploitons en mode SaaS. » Nathalie Fulconis, responsable coordination achats Pernod Ricard, met, quant à elle, l’accent sur les bénéfices pour les collaborateurs : « Désormais, via Notilus, nos collaborateurs peuvent réserver en ligne leurs déplacements les plus simples ou passer par l’agence Carlson Wagonlit Travel située dans nos locaux, tout aussi aisément, en ayant une visibilité totale sur les frais engagés et les remboursements en cours de traitement. »

La genèse du projet

Afin d’optimiser et de rationaliser la gestion des notes de frais et des voyages professionnels, Pernod Ricard SA recherchait une solution logicielle simple d’utilisation afin que les collaborateurs puissent se l’approprier rapidement. À cela s’ajoutait la volonté de s’appuyer sur un intégrateur qui soit en mesure de véritablement appréhender et optimiser ses modes opératoires. La solution logicielle Notilus, couplée au savoir-faire de Flucticiel, a au final fait la différence. « Au-delà de la parfaite adéquation de la solution logicielle à nos besoins, en termes de richesse fonctionnelle et de prix, nous avons été séduits par la réactivité de Flucticiel, qui nous proposait un accompagnement sur l’ensemble du processus Travel / Expense », explique Betsy Bonio, responsable des services financiers de Pernod Ricard SA.

La signature du contrat a eu lieu début 2009, un groupe de travail réunissant les directions concernées s’est constitué dans la foulée afin de réaliser une analyse fine des besoins et de préparer au mieux les paramétrages nécessaires. Étape par étape, le projet est monté en puissance : à l’automne 2009, déploiement du module Expense de Notilus dédié à la gestion des notes de frais ; au printemps 2010, déploiement de Notilus Travel afin de faciliter la gestion des voyages d’affaires avec l’agence de voyages en place. Au premier semestre 2012, Pernod Ricard reprend le projet pour couvrir l’intégralité de l’offre Notilus en mettant en place le dernier module, qui permet de dématérialiser un certain nombre de factures (location de voitures) afin de les intégrer automatiquement dans le système comptable.

Les premiers bénéfices du projet 

À tous les niveaux de la gestion de ses processus Travel / Expense, Pernod Ricard a déjà pu constater une plus grande productivité et une efficacité accrue. Comptant plus de 170 collaborateurs, dont la majorité voyage beaucoup en raison de son rayonnement international et de la diversité de ses métiers (plus de 70 filiales dans le monde), Pernod Ricard dispose désormais d’une vision globale sur les budgets engagés. En outre, le workflow électronique garantit aujourd’hui une plus grande fluidité et rapidité dans la gestion administrative des notes de frais, de leur création à leur remboursement en passant par leur validation, via une automatisation et une dématérialisation quasi totale. Betsy Bonio nous confirme : « Ayant considérablement allégé nos tâches quotidiennes de gestion administrative des notes de frais, la solution Notilus nous a permis d’absorber une population grandissante de collaborateurs voyageurs suite à nos récentes acquisitions. »

Nathalie Fulconis conclut : « En plus de donner un cadre bien défini à notre politique de frais et voyages professionnels, la solution Notilus permet à nos collaborateurs de suivre précisément les frais engagés et les remboursements de ces derniers, une fois validés, à partir de n’importe quel poste connecté à Internet. Ils gagnent ainsi en confort, tout en s’affranchissant des tâches administratives, à la fois chronophages et à faible valeur ajoutée. »