Nouveau décret sur l'archivage dans les services publics

Un décret publié en septembre 2009 fait évoluer la réglementation sur la gestion des archives papier et électronique des administrations et services publics. Les donneurs d’ordres publics peuvent désormais confier leurs archives à des prestataires privés qui auront été agréés par le ministère de la Culture. Ces prestataires devront répondre à des normes définies dans un arrêté ministériel (la norme NF Z 40-350 pour l’archivage papier, la norme NF Z 42-013 pour l’archivage électronique, et OAIS, norme internationale d’archivage à spécificités techniques).

Pour l’archivage papier, la marque NF Service, délivrée par Afnor Certification et basée sur la norme NF Z 40-350, joue un rôle fondamental. Cette norme et le référentiel de la marque NF Service ont évolué en juin 2009 afin de mieux répondre aux besoins des donneurs d’ordres. Cette certification permettra aux prestataires certifiés NF Service d’être agréés par l’Etat.

La marque NF Service “Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur support papier”, créée en 2001, distingue les entreprises qui garantissent des prestations de qualité. Avec la récente évolution de la réglementation, les administrations devront choisir des prestataires agréés. Depuis juin 2009, la norme NF Z 40-350, norme sur laquelle se base la marque NF Service, a évolué pour répondre exactement aux besoins des prestataires qui souhaitent répondre aux appels d’offres. Les titulaires de cette marque NF Service auront une longueur d’avance sur leurs concurrents pour obtenir cet agrément. À ce jour, huit entreprises sont certifiées, soit environ 80% du marché.

Cette marque NF Service s’adresse aux prestataires en archivage sur support papier qui assurent une gestion complète du “cycle de vie” du document : de la prise charge des archives, en passant par l’établissement de l’instrument de recherche, la conservation, l’insertion et l’élimination des archives. Elle garantit notamment :

- une relation contractuelle sûre (une offre commerciale et un contrat clairs),

- l’entreposage des archives,

- la consultation des archives avec un instrument de recherche performant,

- la communication des documents archivés,

- la conservation en lieu sûr,

- la sécurité des archives (pour garantir la protection contre le feu, le vol, le dégât des eaux…),

- la confidentialité,

- la compétence du personnel,

- l’évaluation et l'amélioration de la qualité du service : analyse des réclamations clients, audits internes, enquêtes satisfactions clients, plan d’actions correctives.