Diac optimise le traitement de ses 500 notes de frais mensuelles

En 2006, la direction de la Diac souhaitait repenser ses process internes, et surtout améliorer la performance de la gestion de ses notes de frais inhérentes aux déplacements, afin de gagner en productivité. Dans la continuité de cette démarche, l’entreprise souhaitait une solution logicielle qui lui garantisse de pouvoir gérer aisément 500 notes de frais mensuelles, des plus simples aux plus complexes, en plusieurs devises et rubriques budgétaires. Le projet visait à offrir la possibilité à plus 1400 utilisateurs potentiels d’accéder, à partir de l’intranet de la société, à cet outil. La Diac a sélectionné en novembre 2006 la solution logicielle Notilus.

Une fois la signature réalisée fin 2006, le projet s’est articulé en quatre temps forts : audit, en février 2007, de l’existant et des systèmes d’information, en amont les données ressources humaines et en aval l’applicatif comptable (SAP), réalisation des interfaces et déploiement du site pilote en mai 2007. La dernière étape du projet, et non des moindres, a été la formation des utilisateurs potentiels, en leur montrant de visu les fonctionnalités basiques les plus essentielles, en leur fournissant un manuel d’utilisation détaillé sur l’extranet et en mettant à leur disposition une hot line dédiée.

Aujourd’hui, la Diac a pu constater un gain de temps significatif pour le traitement des notes de frais. De plus, le loueur bénéficie d’une vision consolidée de la totalité des notes de frais de ses collaborateurs (véhicules, transports, péages…). Ils sont actuellement 500 à l’utiliser quotidiennement. En outre, l’entreprise peut aisément effectuer des analyses sur les dépenses engagées, en contrôler la pertinence et éditer des reportings.

« Nous envisageons d’aller encore plus loin dans l’utilisation de l’outil de Dimo Gestion en y ajoutant la gestion des ordres de missions de nos collaborateurs, a notamment déclaré Gilles Lemière, responsable du contrôle de gestion des frais de fonctionnement chez DIAC. Nous prévoyons d’étendre le périmètre de Notilus au suivi des relations avec notre agence de voyages attitrée et à l’intégration automatique des factures de nos fournisseurs récurrents (SFR, Total…). Notre but final est de maîtriser les coûts des déplacements professionnels de nos collaborateurs, et de faire respecter notre politique de voyages instaurée au sein de notre entreprise ».