Trois raisons de passer à la web conférence

Rassembler ses équipes dans un lieu unique, après avoir coordonné les agendas de chacun et organisé leurs déplacements. Sans oublier de penser à prévoir le café, les croissants, etc. Voilà à quoi ressemble souvent l'organisation d'une réunion de travail. Soit un investissement en temps et en argent considérable. Pour des résultats qui pourraient être atteints autrement... ainsi, de plus en plus d'entreprises choisissent de communiquer à distance avec leurs collaborateurs, voire avec leurs clients. grâce au boom des connexions internet haut débit, les solutions de web conférence représentent aujourd'hui une alternative crédible aux réunions classiques. Simple à mettre en place - il suffit de combiner une réunion téléphonique à une fonction de partage de documents par Internet depuis un ordinateur -, la web conférence permet aux managers de réunir de façon virtuelle et simultanée l'ensemble de leur force de vente. Exit les problèmes d'embouteillages, de grèves ou d'intempéries, vos vendeurs ne sont plus dépendants des éléments extérieurs pour participer aux réunions ! reste que la web conférence doit être utilisée à bon escient. En voici trois exemples.

L'expert

Damien Bayle est directeur des ventes Europe d'Arkadin, une société qui commercialise des solutions de web conférence.

1 Partager des informations avec ses collaborateurs

Lors d'une réunion, vous délivrez les mêmes informations à tous vos collaborateurs, en même temps. Voilà qui est très utile dans le cadre de la présentation d'un nouveau produit ou d'une nouvelle offre, par exemple. Mais avez-vous vraiment besoin de les réunir physiquement ? Une démonstration interactive retransmise sur l'ordinateur de chacun d'eux, où qu'ils soient, permet d'atteindre le même résultat. En clair, vous pouvez illustrer votre discours audio (via le téléphone) avec des éléments visuels tels que des vidéos, des présentations PowerPoint animées ou des sites web. Les commerciaux peuvent même prendre la main à distance sur l'application pour manipuler un document que les autres collaborateurs verront en direct. Ils peuvent l'annoter, le modifier, envoyer des messages instantanés aux autres membres en ligne, etc. De fait, la web conférence s'avère aussi un excellent outil de formation à distance, pour les projets transversaux ou encore pour répondre à un appel d'offres mobilisant diverses ressources au sein de l'entreprise.

2 Motiver et fédérer ses équipes

La web conférence, un outil de management ? C'est, en tout cas, l'utilisation qu'en font certaines directions commerciales. Vous pouvez ainsi y recourir pour organiser des réunions de partage d'expérience ou faire le point sur un dossier en cours impliquant plusieurs vendeurs. ainsi, vos collaborateurs ne se sentent plus isolés et peuvent échanger rapidement sur leurs pratiques de travail. Pour les vendeurs plus éloignés géographiquement, ces moments de dialogue renforcent leur sentiment d'appartenance à l'entreprise. De cette façon, le fossé entre les équipes restées au siège généralement au fait de l'actualité de l'entreprise et celles en perpétuel déplacement se réduit.

Autre atout de la web conférence : ces rencontres virtuelles permettent de réagir rapidement en cas de crise : produit défaillant, erreur de prix sur une offre, changement inattendu dans l'équipe commerciale ou dirigeante, prise de décision rapide sur une stratégie commerciale, fausse rumeur... Les nouveaux outils de travail collaboratif vous donnent donc la possibilité d'informer, de rassurer, voire de remotiver vos équipes ou de recadrer de manière individuelle un commercial qui connaîtrait des difficultés sur le terrain.

3 Nouer des relations avec ses clients

© TANDBERG

Certaines entreprises recourent même à la web conférence dans le cadre de leurs relations commerciales. Comment ? En invitant des prospects ou des clients à suivre virtuellement une démonstration. L'image ajoute une dimension supplémentaire à l'entretien et marque les esprits. Là encore, pourquoi ne pas convier à la réunion virtuelle un ingénieur, un responsable du développement, ou même des clients déjà utilisateurs, pour enrichir la présentation ? Ce premier contact permet à vos vendeurs de qualifier leurs fichiers d'acheteurs potentiels, avant même d'effectuer un déplacement : les prospects qui assistent à la démonstration en ligne sont sans doute plus intéressés par les produits que ceux qui ont refusé l'invitation. Ce type de réunions à distance constitue aussi un «plus» dans une relation commerciale déjà établie.

Dans un contexte de concurrence et de renouvellement rapide des offres, la web conférence peut également être utilisée pour informer les clients réguliers du lancement d'un produit ou d'une promotion. Enfin, elle peut se révéler utile lorsqu'un commercial doit régler un problème urgent avec un client sans pouvoir se déplacer. Il peut ainsi intervenir à distance, épaulé par un expert technique si c'est nécessaire.

L'avis de Emmanuel Desercy, consultant et formateur en management et conduite du changement pour le cabinet de conseil Talman « Un outil à utiliser avec modération »

Ne pas tomber dans le piège de la "réunionite" et ce, même s'il s'agit de réunions virtuelles. Voilà la réserve qu'Emmanuel Desercy émet face à l'utilisation de la web conférence. «Si ces réunions virtuelles peuvent combler un vide lié à l'éloignement, le manager doit doser ses interventions. Elles doivent être un lien entre le directeur commercial et ses vendeurs, et non un fil à la patte !» Une réunion hebdomadaire dont la durée n'excède pas 45 minutes suffit selon l'expert. Et le manager doit préparer ses interventions pour qu'elles soient précises et concises. «Cet outil doit favoriser les échanges pragmatiques : discuter d'un contrat, d'un point technique, d'une nouvelle offre, faire un compte rendu d'activité ou effectuer un débriefing après un rendez-vous client. Il ne doit pas remplacer les échanges réels.» En effet, ces dialogues à distance ont tendance à figer des postures, à gommer tous les échanges informels qui sont essentiels dans une relation entre un manager et son équipe. Idem pour la relation entre le commercial et ses clients. Avant d'établir un dialogue virtuel, le vendeur doit entrer dans un jeu psychologique de séduction et de négociation, dans lequel les gestes et les regards ont leur importance. «Une fois la confiance établie, la web conférence peut devenir un outil de suivi de clientèle. Encore faut-il que les clients soient eux-mêmes équipés.»