Mettez de l'ordre dans votre emploi du temps

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Au petit déjeuner, a lors que vous avalez rapidement un café, votre Smartphone vous signale un premier e-mail matinal... Devez-vous y répondre immédiatement ou plus tard, partant du principe que la journée ne démarre qu'au bureau? De nombreux managers sont confrontés à ce type de dilemme, lié à la manière de gérer leur temps.

Or, plus on grimpe dans la hiérarchie, plus les responsabilités se multiplient et plus le temps doit être optimisé. Non seulement pour maintenir son efficacité au travail, mais également pour gagner en bien-être. Rien de pire, en effet, que d'être frustré par le sentiment que l'on n'a pas suffisamment avancé dans ses tâches quotidiennes, faute d'organisation.

Elaborez un planning

Première étape: vous devez réfléchir à vos missions et à votre façon de travailler. Quel est le coeur de votre fonction? Quelles sont vos missions principales, vos objectifs?

Ensuite, dressez un état des lieux de vos activités réelles. Prenez un délai de référence, par exemple une semaine, pour consigner vos obligations et le temps que vous y consacrez. Vous pouvez bâtir un tableau à double entrée, répertoriant les activités et apportant des précisions sur l'horaire, la durée, le caractère imprévu, urgent, important, agréable des activités, leur nature individuelle ou collective, leur interruption éventuelle, etc.

Cette «photographie» de votre travail vous permettra une comparaison avec les fondamentaux de votre poste, analysés précédemment. Vous ferez ainsi le tri entre le nécessaire et le superflu. En tant que manager, est-il réaliste que vous passiez, chaque semaine, une jour née complète en clientèle? Combien de temps consacrez-vous au développement commercial, un axe prioritaire assigné par votre hiérarchie? Vous pouvez même créer un graphique (sous forme de camembert) de vos principales activités, réparties en pourcentage de votre temps. Comparez alors ce camembert à un autre, correspondant à vos souhaits pour une meilleure efficacité. Vous mesurerez ainsi les écarts, et déciderez des ajustements.

Globalement, une bonne organisation du temps repose sur trois piliers principaux: les objectifs, la planification et la gestion des priorités. Les objectifs, tout d'abord, définissent vos buts à atteindre. Par exemple, avoir bouclé tel dossier à telle échéance. Le planning sert à donner un cadre à vos activités. En lien avec vos objectifs, il définit vos tâches à la semaine, avec des horaires et une durée, précis sans être trop rigide. Si vous quittez votre bureau à 20 h, bâtissez un planning jusqu'à 18 h, afin de garder une plage de temps au cours de laquelle vous pourrez prendre du recul, faire face aux imprévus, accorder du temps à un commercial qui vous demande un rendez-vous au pied levé... Et sachez choisir vos priorités car elles vont vous permettre de rationaliser votre temps.

Sachez dire «non»

Aujourd'hui, le fonctionnement dans l'entreprise est souvent au «tout urgent». Pourtant, tout ne doit pas être traité sur un pied d'égalité. Prenez le temps d'analyser et de séparer l'urgent - qui est défini par une échéance - de l'important. Méfiez-vous des fausses urgences, motivées par le stress ou la pression. Soit le rendu d'un document est imminent (et correspond à un horaire ou à une date déjà fixée), soit il ne l'est pas.

L'important, au contraire, définit ce qui est fondamental pour votre mission. Si vous négligez une tâche importante, il y aura un impact négatif. Si vous devez choisir entre une tâche urgente non importante, et une tâche importante non urgente, l'important doit l'emporter. Et ce, afin de mener sereinement et efficacement votre travail. Bref, vous devez apprendre à dire non quand il le faut. Ce travail va vous permettre d'identifier les tâches à valeur ajoutée et celles qui vous rendent productif. Par exemple, le temps consacré aux comptes-clés, dont vous avez la charge, ou encore, la motivation de votre équipe.

Enfin, sachez gérer votre entourage qui est trop fréquemment chronophage. Face aux autres, montrez-vous bon communicant, en questionnant et recadrant les demandes, en reportant les sollicitations non urgentes, en allant à l'essentiel lors d'une réunion ou d'une discussion. Sachez dire «non», y compris à votre hiérarchie, si ce que l'on vous demande met en péril votre efficacité.

Et surtout, apportez une explication sans pour autant vous sentir obligé de vous justifier. Organisez-vous de façon à minimiser les interruptions, en vous isolant pour un travail demandant de la concentration, voire en adoptant des horaires décalés (arrivez tôt le matin, partez tard le soir). Faites-vous préciser des informations par voie électronique (horaires d'une réunion, dates d'un déplacement...) plutôt que «de visu» afin de garder une trace écrite et de mieux organiser votre agenda. Préparez vos réunions et délimitez-en la durée, pour plus d'efficacité. Faites de même avec les entretiens, que vous écourterez avec courtoisie dès qu'ils s'éloignent de l'objet principal. Reste que vos méthodes, pour gagner du temps, comportent également un volet personnel et correspondent à une situation donnée à un moment précis. N'hésitez donc pas à les revoir régulièrement, à les adapter à tout changement de contexte... et à votre personnalité.

Charline Licette est psychothérapeute et formatrice en management, en communication et en efficacité personnelle. Elle est l'auteur d'Apprendre à gérer son temps, paru en septembre 2008 chez Studyrama Editions.

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