Dynamisez vos réunions avec une touche de multimédia

Lundi matin, 8 h. Vous entrez en réunion avec vos commerciaux. Après un mot de bienvenue et quelques blagues pour détendre l'atmosphère, débute votre point hebdomadaire. Et comme toujours, vous sentez que l'attention de vos commerciaux n'est pas totalement soutenue. Et si ces derniers n'y étaient pour rien ? Et si, au contraire, le problème venait de vous, ou plutôt de la façon dont vous menez vos réunions ? Rappelez-vous la dernière convention des forces de vente. Vos 200 commerciaux étaient tous enthousiastes. Musique, images projetées sur le mur… vous leur avez offert un véritable show et vous avez ainsi capté toute leur attention.

Et si vous utilisiez les mêmes recettes en interne ? « Je suis atterré par le niveau des présentations lors de certaines réunions, avoue Jérôme Blanchon, président fondateur de l'agence de motivation Overdrive. J'ai vu des directeurs commerciaux se contenter d'un document Power Point illisible, car débordant de graphiques monotones ou d'une succession de diapositives surchargées de texte… Le tout à suivre du fond de la salle sur un PC portable ! Dans ces conditions-là, comment voulez- vous que l'équipe puisse capter le message qui lui est délivré ? »

Pour Patrick Cauvin, directeur général de l'agence événementielle FC², « La mobilisation des hommes est un événement qui doit être quotidien. Il ne faut pas attendre la grand-messe annuelle pour parfaire ses prises de parole. La réunion commerciale du lundi doit, elle aussi, être soignée si l'on veut qu'elle soit efficace. » Stéphane Leroux, délégué général de La Mondiale, société spécialisée dans l'épargne en assurance-vie et le conseil en gestion patrimoniale, s'est penché sur la question plus d'une fois.

Tous les lundis, il réunit ses collaborateurs pendant une demi-journée. « J'ai bien conscience que pour dynamiser mes réunions, il faut casser le rythme et, surtout, surprendre l'auditoire, assure-t-il. Voilà pourquoi j'ai utilisé à plusieurs reprises des vidéos. La communication institutionnelle du groupe ou le projet d'entreprise mis en image par exemple. Tout est bon pour maintenir un degré d'attention important de la part des commerciaux participant à ces réunions hebdomadaires. »

Mais il envisage d'aller encore plus loin. Ainsi, il réfléchit à l'utilisation de mini-films portant sur des entretiens de vente de certains commerciaux : « Débriefer les actes de ventes de cette manière-là pourrait être beaucoup plus fort qu'un long monologue de ma part. » Il projette aussi de recourir à la visioconférence : « Dans toutes les régions de France, mes pairs organisent les mêmes réunions que moi, au même moment. On pourrait donc très bien imaginer utiliser la visioconférence entre deux régions, afin que cela soit plus vivant ! »

Un appareil “tout-en-un” Didier Langouet, fondateur de ZapMeeting, une société de matériel informatique, a lui aussi réfléchi à la meilleure solution pour animer une réunion. L'année dernière, cet ancien de Microsoft a créé son entreprise pour commercialiser le Z-pod. Spécialement conçu pour les présentations lors d'une conférence ou d'une réunion, cet appareil est une solution matérielle tout-enun compacte qui intègre un ordinateur, un vidéoprojecteur et des haut-parleurs.

L'outil est accompagné d'un logiciel qui permet de gérer une présentation complète sous différents formats. Et permet d'intégrer facilement des vidéos, de la musique, des photos ou encore d'accéder en direct à un site Web. « Aujourd'hui, nous avons tous une culture audiovisuelle.

Intégrer de la vidéo et du son lors d'une réunion classique vous permet de délivrer efficacement vos messages à vos commerciaux, car ces derniers attendent que vous utilisiez des moyens modernes de communication », assure Stéphane Leroux, de La Mondiale.

Jérôme Blanchon, d'Overdrive, estime lui aussi qu'il « est évident que si vous diffusez de la musique, des images ou un film, vos commerciaux seront surpris et plus attentifs ». Et s'il reconnaît que c'est encore loin d'être le cas dans nombre de cellules commerciales, ce n'est pas, selon lui, faute de moyens. « La technologie est là, les ressources en interne aussi. Il faut juste que le directeur commercial ressente l'envie de rendre ses réunions dynamiques. Et je vous assure qu'il a tout à y gagner… »

Organisez vos réunions dans un monde virtuel

« Si vos réunions manquent de tonus, pourquoi ne pas investir le cyber monde qu'est devenu Internet ? L'univers virtuel devient une réalité à prendre au sérieux. Ainsi, la société montpelliéraine Tixeo propose une solution de Web conférence en trois dimensions. Plus besoin de se déplacer, chacun se voit dans un espace virtuel où il évolue sous la forme d'un avatar. Une solution plus conviviale, pour partager des documents, tout en regardant évoluer, en temps réel, les personnages virtuels de ses collègues basés à l'autre bout du pays.

Mais IBM va encore plus loin en investissant le monde virtuel de Second Life, un jeu vidéo en ligne qui permet à chaque abonné, après avoir créé un avatar, de vivre dans un espace virtuel. La firme, dont le siège social se trouve dans l'État de New York, compte utiliser Second Life pour organiser des réunions et des formations pour ses 330 000 employés qui travaillent hors des États-Unis. Le p-dg d'IBM, Sam Palmisano, s'est déjà adressé à ses 7 000 employés chinois, via Second Life, et a discuté en direct avec 250 autres salariés installés sur l'une des îles virtuelles du jeu…