7 conseils pour réussir vos réunions d'équipes

Définir la fréquence de vos réunions

Si les commerciaux, généralement seuls en clientèle, ont besoin de se retrouver régulièrement pour échanger sur leur quotidien et sentir qu'ils appartiennent à un groupe, il n'est pas nécessaire pour autant de multiplier les réunions, au risque de vider ces dernières de leur substance. Vos équipes doivent avant tout rester productives et donc présentes chez les prospects et les clients. Voilà pourquoi ces rendez-vous, comme les traditionnelles réunions de suivi d'activité, doivent être planifiés selon une fréquence adaptée à l'organisation de chaque force de vente: une réunion hebdomadaire pour des commerciaux n'étant pas trop éloignés du siège; un rendez-vous mensuel pour des vendeurs contraints de parcourir plusieurs centaines de kilomètres pour se retrouver. Cette cadence peut tout à fait être revue à la hausse si l'activité commerciale (approche de grands clients, signature de contrats complexes...) ou l'actualité sociale (rapprochement de deux forces de vente, réorganisation commerciale...) le nécessitent. Sachez également «doser» les brainstormings et les réunions stratégiques qui se succèdent tout au long de l'année, et ne noircissez pas l'agenda de vos commerciaux de rencontres inutiles. Un seul mot d'ordre: organiser des réunions pour des sujets-clés qui nécessitent une transmission d'informations et des échanges de visu et non par mail.

Trouver le moment et le lieu

Qu'il s'agisse de rendez-vous hebdomadaires d'équipe ou de réunions stratégiques ponctuelles, il est important de les planifier au bon moment. Prenez en compte deux paramètres: la disponibilité de l'équipe en fonction de l'activité commerciale du service et la disponibilité «cérébrale» des collaborateurs qui connaît, en général, un pic à 10 h 30 et à 15 heures, horaires qu'il faut donc privilégier. Pour les réunions récurrentes, essayez de vous astreindre à un jour et à un horaire fixes. Même régularité concernant le lieu: pour les commerciaux, constamment en mouvement, c'est une source de stabilité. Pour les réunions plus ponctuelles, le lieu du rendez-vous peut changer, pensez juste à en informer assez tôt vos collaborateurs.

Sélectionner les participants

Pour qu'une réunion soit réussie, il faut qu'elle ait un intérêt immédiat pour tous les collaborateurs conviés: la règle veut que deux tiers des participants, au moins, soient concernés par 100% des sujets inscrits à l'ordre du jour. En clair, n'invitez aux réunions que les commerciaux dont la présence vous semble obligatoire et tenez informés les autres membres des équipes en leur envoyant le compte rendu de la réunion. Attention, cette règle ne vaut pas pour les rendez-vous de suivi d'activité - ces derniers nécessitant au contraire la présence de toute l'équipe de travail - mais s'applique en revanche à toutes les autres réunions stratégiques portant sur un marché ou bien une gamme de produits.

L'expert

Bertrand Poulet est consultant formateur en management d'équipes chez Demos, société de conseil en formation.

Communiquer en amont

Une réunion, ça se prépare en équipe. Pour cela, il est important d'informer, en amont et par mail, les participants de la trame générale de la réunion à venir (thème, ordre du jour, objectifs...). Demandez - leur également d'apporter, si besoin, de l'information ou des documents, de réfléchir à des bonnes pratiques dans le but de les exposer le jour J ou encore de lister un certain nombre de questions sur la problématique à l'ordre du jour.

Préparer la réunion dans les moindres détails

La préparation de la réunion est fondamentale pour sa bonne marche. Le manager doit en premier lieu, fixer l'ordre du jour (thème central et points annexes) et définir les objectifs de cette réunion, par exemple passer en revue les résultats région par région et trouver des idées pour améliorer la prospection. Il doit ensuite établir un plan séquencé incluant un timing précis des différentes présentations et interventions (évitez les réunions «fleuves» et prévoyez une pause de 5 minutes au-delà d'une heure trente écoulée). Cette feuille de route pourra être projetée et servir de fil conducteur à la réunion. Au manager également de rassembler et d'analyser un certain nombre de documents afin d'en faire une synthèse pour le jour J: résultats de l'équipe pour une réunion classique de suivi d'activité, argumentaire de vente et données marketing en vue d'une réunion stratégique liée à un lancement de produit, etc. Les principaux points abordés doivent faire l'objet d'une présentation PowerPoint (pas plus de vingt minutes pour un sujet) agrémentée de représentations graphiques, de phrases-clés... Préparez une trace écrite de votre présentation, mais évitez de la distribuer aux participants dès le début de la réunion. Ils seraient alors tentés de la feuilleter et ne seraient pas pleinement concentrés.

Favoriser la prise de parole et l'écoute

Le manager doit respecter l'ordre du jour et faire passer des messages à ses équipes, tout en favorisant la prise de parole. Il doit alterner présentations et échanges. Pour bien distinguer ces deux temps et donner du rythme à la réunion, il peut jouer sur la gestuelle: en se mettant debout, il signale qu'il prend le leadership et aborde un nouveau point; en s'asseyant, il indique que le dialogue est ouvert. A lui d'être à l'écoute, de prendre en compte les remarques. Le manager doit s'assurer que tous les commerciaux s'expriment et sont de véritables acteurs de la réunion.

Définir un plan d'action et élaborer un compte rendu

Il est important de conclure la réunion comme il se doit. Pour cela vous devez rappeler les objectifs, les points qui ont été vus et ceux qui n'ont éventuellement pas été traités faute d e temps, de lister les idées évoquées, les actions concrètes qui en découlent et d'attribuer les tâches (et leur suivi) en vue de la prochaine réunion. Un compte rendu de la réunion doit également être envoyé par mail à tous les participants et aux collaborateurs non présents mais concernés indirectement, et ce dans les plus brefs délais.